Réunions
Planifiez l’ensemble des réunions liées à la rencontre pour coordonner efficacement les différents temps de préparation.
Vos rencontres
Préparez chaque rencontre dans le moindre détail
Scaena centralise la préparation opérationnelle de vos matchs, depuis les réunions de cadrage jusqu’au suivi des tâches, pour garder une vision claire sur tous les sujets sensibles du jour J.
Contacts utiles
Retrouvez rapidement les interlocuteurs indispensables au bon déroulement de la rencontre.
Affluences
Anticipez la fréquentation attendue pour ajuster vos moyens humains, vos flux et vos dispositifs.
Surface de jeu
Suivez les informations liées à la pelouse ou à l’aire de jeu pour préparer l’exploitation sportive.
Parkings
Organisez les accès, les zones, les capacités et les affectations de stationnement par typologie de public.
Hospitalités
Pilotez loges, salons et espaces premium avec leurs contraintes d’accueil et d’exploitation.
Officiels
Centralisez les besoins et les informations d’accueil des délégués, arbitres et autres officiels.
Animations
Planifiez les animations, intervenants, timings et besoins techniques autour de l’événement.
Sûreté et sécurité
Formalisez le dispositif global de sûreté et de sécurité pour partager un cadre clair entre acteurs.
Sécurité public
Répertoriez les moyens déployés pour l’accueil, le filtrage, la circulation et la protection des spectateurs.
Secours
Décrivez les moyens de secours, leurs implantations et les procédures prévues en cas d’incident.
Équipes
Suivez les besoins des équipes locales et visiteuses, de la mise au vert aux attentes vestiaires.
Supporters
Encadrez supporters locaux et visiteurs avec leurs effectifs, risques, horaires, conditions et parcours.
Médias
Regroupez les besoins médias, les espaces dédiés et les conditions d’exploitation le jour de la rencontre.
Food & Beverage
Préparez buvettes et restauration avec une vision claire sur l’offre, les points de vente et l’ouverture.
Merchandising / Boutiques
Organisez les dispositifs de vente et l’exploitation de vos boutiques pendant l’événement.
Tableau de bord
Suivez l’avancement, les tâches, les responsables et les points de vigilance depuis un même tableau de bord.
Vos déplacements
Cadrez vos déplacements sans rien laisser au hasard
Scaena vous aide à structurer les déplacements de match pour les bonnes personnes, au bon moment, avec le bon niveau d’information opérationnelle.
Équipe
Préparez le déplacement de l’équipe avec les informations de transport, d’hébergement et de logistique terrain.
Délégation
Coordonnez les besoins de la délégation, ses accès, son accueil et ses contraintes opérationnelles.
Besoins vestiaire
Centralisez les attentes liées aux vestiaires pour anticiper l’accueil, l’équipement et les besoins spécifiques des équipes.
Supporters
Anticipez les déplacements supporters avec une vision claire des effectifs, horaires, risques et conditions d’accueil.
La configuration
Paramétrez une fois, rejouez vos standards à chaque événement
Les éléments récurrents de votre organisation sont configurés en amont pour accélérer la création de nouvelles rencontres et homogénéiser vos dispositifs.
Pré-remplissage
Réutilisez automatiquement vos données de référence pour démarrer chaque préparation plus vite.
Dispositif sécurité
Conservez et rejouez vos dispositifs de sécurité habituels selon vos standards opérationnels.
Dispositif secours
Préparez vos dispositifs de secours à partir d’une base connue et ajustable selon le contexte.
Dispositif animations
Réutilisez vos dispositifs d’animation pour gagner du temps sur les rencontres récurrentes.
Les documents
Produisez vos livrables directement depuis la donnée opérationnelle
Les informations saisies dans Scaena alimentent vos documents pour réduire les ressaisies, fiabiliser les contenus et accélérer leur diffusion.
Génération automatique
Créez vos documents à partir des données déjà renseignées dans la préparation de la rencontre.
Bientôt Personnalisation à vos couleurs
Adaptez le rendu de vos documents à votre identité visuelle et à votre univers de marque.
Bientôt Personnalisation de la structure
Ajustez l’ordre, les blocs et la structure de vos documents selon vos usages et vos obligations.
L’annuaire
Retrouvez les bons interlocuteurs au bon moment
L’annuaire Scaena centralise vos contacts clés pour fluidifier la coordination entre les équipes internes, les partenaires externes et tous les intervenants autour de la rencontre.
Collaborateur interne
Regroupez les membres de votre structure avec leurs fonctions, coordonnées et périmètres d’intervention pour contacter rapidement la bonne personne.
Collaborateur externe
Centralisez prestataires, institutions, partenaires et intervenants extérieurs dans un même référentiel exploitable par vos équipes.
Filtrage avancé
Retrouvez en quelques secondes le bon contact grâce à des filtres par rôle, organisation, typologie ou contexte d’usage.